1か月単位の変形労働時間制とは？シフト作成と残業判定の実務

「忙しい日は10時間、落ち着く日は6時間のシフトにして、1か月の合計が法定の枠内なら残業は出ない」——1か月単位の変形労働時間制を、このように理解していないでしょうか。

この制度を適切に使えば、介護施設、飲食店、小売店など、日や週によって業務量が変わる職場で、特定の日を8時間超、特定の週を40時間超の所定労働時間にできます。ただし、月末に勤務実績を合計して帳尻を合わせる制度ではありません。対象期間が始まる前に、各日の労働時間を具体的に特定することが重要です。

さらに、残業は月の総枠だけで決まりません。あらかじめ決めた勤務時間を基準に、日、週、変形期間の順で判定します。月間合計が総枠内でも、日または週の段階で時間外労働が発生することがあります。

この記事では、勤怠管理に携わる経営者・人事担当者の方に向けて、1か月単位の変形労働時間制の導入要件、シフト作成、残業計算、勤怠システムの設定を実務の順番で解説します。

この記事の結論 1か月単位の変形労働時間制では、就業規則または労使協定などに制度を定め、対象期間のすべての労働日と労働時間を事前に特定します。残業は「月の総労働時間」だけでなく、日、週、変形期間の三段階で判定します。確定後のシフトを任意に組み替えて総枠へ収める運用はできません。

1か月単位の変形労働時間制とは

労働基準法では、原則として1日8時間・1週40時間が法定労働時間です。1か月単位の変形労働時間制は、1か月以内の一定期間を平均して1週当たり40時間以内となるように労働日と労働時間を定めることで、特定の日に8時間、特定の週に40時間を超える所定労働時間を設定できる制度です。

たとえば、月初に業務が集中する会社が、繁忙日の所定労働時間を10時間、比較的落ち着く日の所定労働時間を6時間とあらかじめ定めることが考えられます。適法に設定された10時間勤務の日は、10時間まで働いただけで直ちに法定時間外労働になるわけではありません。

一方、通常の勤務制度で、業務が終わらない日にその都度2時間延長し、別の日に早く帰らせても、後から相殺して変形労働時間制にすることはできません。

1日8時間・週40時間の法定労働時間を動かす例外的な制度だからこそ、事前の制度設計と勤務の特定が必要です。

「シフト制」と「変形労働時間制」は同じではない

毎月シフト表を作っているだけで、1か月単位の変形労働時間制になるわけではありません。

• シフト制は、勤務日や始業・終業時刻を勤務表で割り当てる働かせ方
• 1か月単位の変形労働時間制は、法定の要件を満たすことで特定の日・週に法定労働時間を超える所定時間を設定できる制度

シフト表は、変形労働時間制における勤務を具体的に特定する手段にはなります。しかし、就業規則などの根拠や月の総枠管理がなければ、「シフト表があるから10時間勤務でも残業ではない」とは扱えません。

導入時に定める5つの項目

1か月単位の変形労働時間制は、労使協定または就業規則その他これに準ずるものに定めます。実務では、制度の対象者、変形期間、勤務表の作成方法を就業規則へ落とし込み、実際のシフトと一致させることが重要です。

1. 対象となる従業員

「店舗勤務者」「介護職員」など、制度を適用する範囲を明確にします。正社員だけに適用し、短時間勤務者には通常の労働時間制を適用するなど、雇用区分や職種ごとに分けることも考えられます。

2. 変形期間と起算日

対象期間は1か月以内です。「毎月1日を起算日とする1か月」「毎月21日から翌月20日まで」のように、いつからいつまでを平均するのか具体的に定めます。

給与計算期間、勤怠の締め期間、シフト期間が異なると、集計のずれが起きやすくなります。可能であれば起算日をそろえ、異なる場合はシステムで別々に管理できるか確認します。

3. 労働日と労働日ごとの労働時間

対象期間のすべての日について、勤務日か休日か、何時から何時まで働くかを、シフト表や会社カレンダーなどで事前に具体化します。

「業務の都合により1日4時間から10時間の間で会社が決める」とだけ定め、実際の勤務を対象期間の開始後に順次決める方法では、必要な特定ができていない可能性があります。

4. 期間を平均した週の労働時間

対象期間の所定労働時間の合計を、法定労働時間の総枠以内へ収めます。原則は1週40時間以内です。

常時10人未満の商業、映画・演劇業の一部、保健衛生業、接客娯楽業に該当する特例措置対象事業場では、1か月単位の変形労働時間制について週44時間の特例が適用される場合があります。企業全体の人数ではなく、事業場単位の業種と人数で確認します。

5. 労使協定を使う場合の有効期間

労使協定で制度を定める場合は、対象期間より長い有効期間を定め、所轄の労働基準監督署へ届け出ます。厚生労働省の資料では、適切な運用のため有効期間を3年以内程度とすることが望ましいとされています。

常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則の作成・変更と届出も必要です。労使協定を締結しただけで、実際の労働条件や勤務表の作り方との整合確認を省かないようにします。

月の法定労働時間の総枠を計算する

変形期間の所定労働時間は、次の式で計算した総枠以内へ収めます。

法定労働時間の総枠 ＝ 1週間の法定労働時間 × 変形期間の暦日数 ÷ 7

週40時間の場合、対象期間を1か月としたときの総枠は次のとおりです。

「毎月177時間まで」と固定すると、28日や30日の月に総枠を超えます。月の日数に応じて勤務表を検算する仕組みが必要です。

また、総枠は実績を入れる容器ではなく、まず所定労働時間を計画する上限です。予定の段階で枠いっぱいまで詰めると、欠員対応や引継ぎによる延長がすぐ時間外労働につながります。実務では一定の余裕を残してシフトを組む方が運用しやすくなります。

シフトは対象期間が始まる前に具体的に特定する

厚生労働省のリーフレットでは、対象期間すべての労働日ごとの労働時間を、シフト表や会社カレンダーなどであらかじめ具体的に定める必要があるとされています。特定した労働日や労働時間を、会社が任意に変更することはできません。

シフト作成は5段階で確認する

1. 対象者と変形期間の起算日を確定する
2. 早番・遅番・長時間勤務などの勤務パターンを登録する
3. 対象期間の全日へ、勤務または休日を割り当てる
4. 日、週、月の順で所定労働時間を検算する
5. 開始前に本人へ通知し、確定版と変更履歴を保存する

就業規則に勤務パターンだけを並べても、どの日にどの勤務をするかが決まっていなければ、各日の特定として不十分になり得ます。勤務表の作成期限と周知方法も社内ルールへ落とし込みます。

確定後の変更を前提にしない

急な欠勤や予約状況の変化は現場で起こります。しかし、「忙しくなったら長時間勤務へ変更する」「月末に総枠を超えそうなら別の日を短くする」という運用を前提にすると、事前特定の意味が失われます。

やむを得ない変更を扱う場合も、就業規則などに具体的な変更事由と手続きを定めたうえで、変更の必要性、従業員への影響、通知時期を個別に確認します。包括的な変更権限を定めれば自由に組み替えられる、というものではありません。

休日を別の日へ動かすときは、勤務時間だけでなく、法定休日の確保、週の起算日、休日振替の手続きも確認します。振替休日と代休の違いと法定休日・所定休日の区分もあわせて整理してください。

残業は「日→週→変形期間」の順で判定する

1か月単位の変形労働時間制では、月の合計が総枠以内かだけを見ても、時間外労働は確定できません。重複して数えないよう、次の三段階で判定します。

1段階目：1日の時間外労働

• 所定労働時間を10時間と特定した日：10時間を超えた部分
• 所定労働時間を6時間と特定した日：8時間を超えた部分

6時間勤務の日に9時間働いた場合、6時間から8時間までの2時間は、原則として法定内の所定外労働です。8時間を超えた1時間が、この日単位の法定時間外労働になります。法定内の2時間にも通常の賃金は必要ですが、法定の25％以上の割増が直ちに必要とは限りません。

2段階目：1週の時間外労働

• 所定労働時間を46時間と特定した週：46時間を超えた部分
• 所定労働時間を38時間と特定した週：40時間を超えた部分

日単位ですでに時間外労働とした時間は除きます。たとえば、所定42時間の週に44時間働き、日単位の時間外労働がなければ、42時間を超えた2時間が週単位の時間外労働です。

3段階目：変形期間の時間外労働

変形期間の実労働時間が法定労働時間の総枠を超えた部分を確認します。そのうえで、日または週の段階ですでに時間外労働とした時間を除きます。

31日の月で週40時間が原則なら、総枠は約177.1時間です。日・週では枠を超えていなくても、短い延長勤務が積み重なり、変形期間全体で総枠を超えた部分は時間外労働になります。

具体例で残業計算を確認する

例1：10時間勤務の日に11時間働いた

対象期間の開始前に、その日の所定労働時間を10時間と特定していたとします。実際に11時間働いた場合、10時間を超えた1時間が日単位の時間外労働です。

「8時間を超えた3時間すべて」が時間外になるわけではありません。一方、10時間勤務を事前に特定していなければ、同じ扱いができるとは限りません。

例2：6時間勤務の日に9時間働いた

所定6時間の日に9時間働いた場合、6時間から8時間までの2時間は法定内の所定外労働、8時間を超えた1時間が日単位の時間外労働です。

ただし、この法定内の2時間も週または変形期間の判定へ含まれます。週または月の枠を超えれば、その段階で時間外労働になることがあります。

例3：月の総枠を超えた時間を追加判定する

厚生労働省のリーフレットに沿って、31日の月、所定労働時間172時間の例を考えます。

• 所定時間を超えた法定内労働：6時間
• 日・週の段階ですでに判定した時間外労働：3時間
• 実労働時間の合計：181時間
• 月の法定労働時間の総枠：約177.1時間

まず、181時間のうち総枠を超える部分は約3.9時間です。ただし、この中には日・週の段階で判定済みの3時間が含まれています。したがって、変形期間の段階で新たに時間外労働として加えるのは約0.9時間です。

計算時の注意 「181時間－177.1時間」と「日・週の時間外3時間」をそのまま足すと二重計上になります。勤怠システムが日、週、変形期間のどの段階で時間を拾い、重複を除いているか確認してください。

36協定と割増賃金は別に必要

変形労働時間制を導入しても、時間外労働や休日労働を自由に命じられるわけではありません。

三段階の判定で法定時間外労働が発生する場合は、あらかじめ36協定を締結・届出し、その範囲内で運用します。原則の限度時間は月45時間・年360時間であり、1年単位の変形労働時間制に適用される月42時間・年320時間と混同しないようにします。

法定時間外労働には25％以上、法定休日労働には35％以上などの割増賃金が必要です。1か月の時間外労働が60時間を超えた部分は、月60時間超の割増率も確認します。

勤怠システムで確認したい10の設定

制度を就業規則へ書いても、勤怠システムが通常の「1日8時間・週40時間」だけで判定していれば、適法に特定した長時間勤務へ不要な残業が付くことがあります。反対に、月間総枠だけで判定すると、本来必要な残業を見落とします。

1. 適用対象者

制度を適用する従業員だけに、1か月単位の変形労働時間制の勤務区分を設定します。

2. 変形期間と起算日

毎月1日、毎月21日など、就業規則と同じ起算日を設定します。

3. 週の起算日

週単位の時間外労働と法定休日を判定するため、就業規則の週の起算日と一致させます。

4. 週40時間・44時間の区分

44時間の特例を使える事業場か、人数と業種を確認して設定します。会社全体へ一括適用しないようにします。

5. 月の日数に応じた総枠

28日、29日、30日、31日で総枠が変わることを反映します。固定時間の上限を使っていないか確認します。

6. 勤務パターンと日別割当て

勤務パターンを登録するだけでなく、対象期間の各日へ確定シフトを割り当てます。

7. 日・週・変形期間の三段階判定

それぞれの段階で、所定時間と法定時間のどちらを境界にするか、判定済み時間を次の段階から除けるか確認します。

8. シフト変更履歴

変更前後の勤務、変更日時、理由、申請者、承認者を残します。現在のシフトだけを上書きする運用は避けます。

9. 法定内残業と法定時間外労働の分離

所定時間を超えた時間を、すべて同じ割増率で処理しないようにします。

10. 給与・36協定管理との連携

勤怠で確定した法定時間外、法定休日、深夜の各時間を給与へ連携し、36協定のアラート時間とも突合します。

現場で起きやすい7つの誤り

月の総枠以内なら残業はないと考える

日または週の段階で時間外労働が発生することがあります。三段階の順序で判定します。

8時間を超えた時間をすべて残業にする

事前に10時間勤務と適法に特定した日は、10時間まで働いただけで法定時間外労働になるわけではありません。

月末に実績を見てシフトを変更する

実績に合わせて確定シフトを上書きし、所定時間内に見せることはできません。変更前の計画と実際の勤務を分けて保存します。

勤務パターンだけを就業規則へ書く

早番・遅番の時刻を定めただけでは、対象期間のどの日に適用するかが決まりません。勤務表で各日を具体的に特定します。

毎月同じ総枠を使う

対象期間の暦日数により総枠は変わります。特に2月と31日ある月を同じ設定にしないようにします。

店舗の人数を会社全体で判定する

週44時間の特例は、対象業種と常時使用する労働者数を事業場単位で確認します。

変形労働時間制があれば36協定は不要と考える

変形労働時間制の法定枠を超える勤務には、36協定と割増賃金が別に必要です。

適用時に配慮・確認が必要な従業員

制度の対象範囲に一般的な職種制限はありませんが、誰にでも同じように適用できるわけではありません。

• 満18歳未満の年少者には適用上の制限がある
• 妊産婦が請求した場合は、変形労働時間制の規定による法定時間を超える勤務をさせない
• 育児、介護、職業訓練・教育など特別の配慮を要する従業員には、必要な時間を確保できるよう配慮する

また、制度上は対象でも、長い勤務日が続くことで疲労が偏る場合があります。法定の総枠だけでなく、連続勤務、休憩、休日、勤務間の休息も含めてシフトを確認します。休憩時間の基本ルールも長時間勤務日に合わせて設定してください。

まとめ：規程・シフト・勤怠計算を同じ設計にする

1か月単位の変形労働時間制は、月末の合計時間だけで残業を調整する制度ではありません。

• 就業規則または労使協定などに制度の内容を定める
• 対象期間と起算日、対象者を明確にする
• 対象期間が始まる前に、全日の労働日と労働時間を特定する
• 所定労働時間を月の法定労働時間の総枠以内へ収める
• 確定したシフトを任意に組み替えない
• 残業は日、週、変形期間の順で重複を除いて判定する
• 36協定、割増賃金、法定休日の管理を別に行う
• 就業規則、勤務表、勤怠システム、給与計算を一致させる

導入前は、直近数か月の実際の勤務を使って試算すると、自社の繁閑に制度が合うかを確認しやすくなります。まず対象者一人分について、就業規則上の起算日から確定シフトと実績を並べ、日、週、変形期間の三段階で残業を再計算してみてください。

制度を定めていても、シフトの特定時期、変更履歴、残業区分を確認できなければ、勤怠システムで正しく再現できません。規程と現場運用を整理してから設定へ反映することが、導入後の手戻りを減らします。