36協定とは？上限時間・特別条項・届出後の勤怠管理を実務解説

「残業代は支払っているので、36協定がなくても問題ない」「本社で届け出ているから、すべての店舗で残業させられる」「特別条項があれば、繁忙期は上限を気にしなくてよい」。36協定をめぐっては、このような誤解が起こりやすくなっています。

36協定は、法定労働時間を超える時間外労働や法定休日の労働を行わせるために、会社と労働者側が締結する労使協定です。労働基準法第36条に基づくため、「サブロク協定」と呼ばれます。

ただし、協定書を作るだけでは足りません。原則として、時間外労働や休日労働を行わせる前に、事業場を管轄する労働基準監督署へ届け出る必要があります。届出後も、協定で定めた時間、法律上の上限、健康確保措置を守りながら、従業員ごとの実績を管理します。

先に結論：36協定で確認するのは「締結・届出・運用」の3段階

36協定の実務は、次の3段階に分けると整理しやすくなります。

1. 締結：事業場ごとに、適正に選出された労働者側の代表と協定する
2. 届出：時間外・休日労働を始める前に、所轄の労働基準監督署へ届け出る
3. 運用：協定時間と法律上の上限を超えないよう、日・月・年、複数月平均を管理する

時間外労働の原則的な上限は、一般の労働者について月45時間・年360時間です。臨時的な特別の事情があり、特別条項を設ける場合でも、年720時間、単月100時間未満、2〜6か月平均80時間以内、月45時間超は年6か月まで、という複数の上限があります。

このうち、年720時間は「時間外労働」のみを数えます。一方、単月100時間未満と2〜6か月平均80時間以内は、「時間外労働＋法定休日労働」で確認します。ここを同じ集計項目で処理すると、上限判定を誤るおそれがあります。

36協定が必要になるのはどのようなときか

労働基準法では、労働時間を原則として1日8時間・1週40時間以内とし、休日を原則として毎週少なくとも1回与えることとしています。

会社がこの法定労働時間を超えて働かせる場合や、法定休日に働かせる場合に、36協定が必要です。会社の定時を超えた時間が、すべて36協定上の時間外労働になるわけではありません。

所定労働時間を超えても法定内なら、直ちに時間外労働ではない

たとえば、所定労働時間が1日7時間の会社で、従業員が8時間働いたとします。定時を1時間超えていますが、週40時間も超えていなければ、その1時間は一般に「法定内残業」と呼ばれます。

この1時間に対する賃金の支払いは必要ですが、1日8時間・週40時間の範囲内である限り、その時間だけを理由に36協定が必要になるものではありません。さらに1時間働いて実労働時間が9時間になれば、原則として8時間を超えた1時間が法定時間外労働になります。

所定労働時間と法定労働時間の違いは、1日8時間・週40時間と残業の基本で詳しく解説しています。

会社の休日出勤でも、法定休日か所定休日かで扱いが変わる

土曜日と日曜日を休日にしている会社でも、法律上の法定休日がどちらか一方であるケースがあります。法定休日に働かせる場合は36協定の「休日労働」が関係します。

もう一方の所定休日に出勤した時間は、その日が法定休日でなければ、直ちに法定休日労働になるものではありません。ただし、その勤務により週40時間を超えれば、法定時間外労働として36協定の範囲に入ります。

法定休日と所定休日の違いを確認し、就業規則・勤務カレンダー・勤怠システムで同じ休日区分を使うことが大切です。

36協定があっても残業代の支払いは別に必要

36協定は、法定時間外労働や法定休日労働を行わせるための手続です。割増賃金を免除する制度ではありません。

• 36協定を届け出ていても、時間外・休日・深夜労働の割増賃金は支払う
• 割増賃金を支払っていても、36協定なしで法定時間外・休日労働を行わせてよいわけではない
• 36協定の範囲内でも、就業規則や雇用契約に残業命令の根拠があるかを確認する
• 36協定の時間は「ここまで残業させる計画」ではなく、超えてはならない上限として扱う

割増率の重なり方は、深夜・時間外・休日労働が重なる場合の割増率で確認できます。

36協定は原則として事業場ごとに締結・届出する

36協定は、会社全体で1枚作ればすべての拠点に適用できるとは限りません。原則として、本社、支店、店舗、工場、営業所など、労務管理が一体として行われている「事業場」ごとに締結・届出します。

たとえば、飲食店を複数運営する会社が本社分だけを届け出ても、各店舗が独立した事業場に当たる場合、その届出だけで各店舗の時間外・休日労働をカバーできるものではありません。どの単位が一つの事業場になるかは、場所だけでなく、指揮命令や労務管理の実態から判断します。

本社が各拠点の書類をまとめて管理すること自体はできますが、次の項目は拠点ごとに確認します。

• 事業場の名称・所在地
• 対象となる業務の種類と労働者数
• 過半数労働組合または過半数代表者
• 延長できる時間と休日労働の範囲
• 協定の有効期間と年間の起算日
• 届出先となる労働基準監督署

複数事業場の36協定を電子申請で一括して届け出られる仕組みもありますが、利用条件があります。「手続をまとめられること」と「協定内容を全社一律に決めてよいこと」は分けて確認してください。

労働者代表は会社が指名してはいけない

事業場に労働者の過半数で組織する労働組合がある場合は、その労働組合と36協定を締結します。過半数組合がない場合は、事業場の労働者の過半数を代表する者を選出します。

過半数代表者には、主に次の要件があります。

• 労働基準法上の管理監督者ではない
• 36協定を締結する代表者を選ぶことを明らかにしている
• 投票、挙手、労働者の話し合い、信任など、過半数の支持が確認できる方法で選ばれている
• 使用者の指名や意向に基づいて選ばれていない

「親睦会の代表だから」「勤続年数が長いから」「店長が推薦したから」という理由だけで自動的に代表者にすることはできません。会社は、候補者の募集や投票の場所を用意するなど、選出手続に必要な配慮を行えますが、誰を選ぶかを誘導しないことが重要です。

実務チェック 選出日、周知方法、候補者、投票・挙手・信任の結果を記録しておくと、翌年の更新や監督署の確認時に手続を説明しやすくなります。

「協定書」と「協定届」は役割が異なる

実務では、会社と労働者側が合意した内容を記録する「36協定書」と、労働基準監督署へ提出する「36協定届」を分けて作る方法があります。

一方、必要事項を満たした36協定届の様式を使って、協定書を兼ねることもできます。この場合は、単なる行政への届出ではなく労使の合意を示す書面でもあるため、労使双方の署名または記名・押印など、合意が明らかになる方法が必要です。

現在の届出様式では、行政手続としての使用者の押印・署名は原則不要です。しかし、「押印不要になったから、労使の合意を示す手続も不要」と考えないよう注意してください。

また、届出後は36協定の内容を従業員へ周知します。就業規則と同様に、見やすい場所への掲示・備付け、書面の交付、社内システムへの掲載など、従業員が確認できる状態にします。

36協定で定める主な内容

一般条項の36協定では、主に次の内容を定めます。

• 時間外労働または休日労働を必要とする具体的な事由
• 対象となる業務の種類
• 対象となる労働者数
• 1日、1か月、1年に延長できる時間
• 休日労働を行わせることができる休日、日数、始業・終業時刻
• 協定の有効期間
• 1年の上限を数える起算日
• 対象期間が3か月を超える1年単位の変形労働時間制の対象者

事由は、「業務上必要なとき」「繁忙のとき」と広く書くのではなく、「臨時の受注増」「月末決算」「機械トラブルへの対応」など、どのような場合に時間外労働が必要になるかを具体的にします。

業務の種類も「全業務」とまとめず、製造、検査、経理、顧客対応など、実態に合わせて細分化します。対象外の業務で恒常的に残業が発生していないかも、届出前に確認してください。

一般条項の上限は原則として月45時間・年360時間

一般の労働者について、36協定で定められる時間外労働の限度時間は、原則として月45時間・年360時間です。

対象期間が3か月を超える1年単位の変形労働時間制の対象者については、より短い月42時間・年320時間が限度になります。

会社は、法律上の限度いっぱいに設定する必要はありません。実際の業務量、過去の残業実績、健康確保、要員配置を踏まえて、必要最小限の時間を協定します。

また、36協定で月45時間と定めた場合、実績が法律上の絶対上限より低くても、協定した45時間を超えて働かせることはできません。法律上の上限と、自社の協定上限のうち、より厳しい方を守ります。

特別条項は「繁忙ならいつでも使える枠」ではない

通常予見できない業務量の大幅な増加など、臨時的な特別の事情がある場合に限り、特別条項付きの36協定を締結することで、原則の月45時間・年360時間を超える時間外労働を定められます。

特別条項では、一般条項の内容に加えて、主に次の事項を定めます。

• 限度時間を超える必要がある臨時的な特別の事情
• 1か月と1年の特別延長時間
• 月45時間を超えられる回数
• 限度時間を超える場合の労使手続
• 限度時間を超えた労働者への健康・福祉確保措置
• 限度時間を超えた場合の割増賃金率

「年間を通じて適用されることが明らかな事情」や、単に「業務が忙しいため」とするだけでは、臨時的な特別の事情とはいえません。予算・決算業務、納期のひっ迫、大規模なクレーム対応、機械トラブルなど、自社で想定される一時的・突発的な場面を具体化します。

特別条項を使う際は、協定に定めた労使協議、通告などの手続を実際に行い、その記録を残します。特別条項付きの様式を提出しただけで、自動的に毎月45時間を超えられるわけではありません。

特別条項があっても超えられない4つの上限

特別条項を設ける場合でも、一般則では次の上限をすべて守る必要があります。

単月100時間未満と2〜6か月平均80時間以内は、特別条項を使った月だけでなく、年間を通して確認します。

たとえば、時間外労働が44時間で月45時間以内でも、法定休日労働が56時間あれば合計100時間です。特別条項の使用回数には数えない月でも、単月100時間未満の上限には抵触します。

複数月平均は「直近6か月平均」だけではない

2〜6か月平均は、当月を含む2か月、3か月、4か月、5か月、6か月の各平均を確認します。

たとえば、5月の時間外労働と法定休日労働の合計が80時間、6月が92時間なら、6月単体は100時間未満です。しかし、5月と6月の2か月平均は86時間になるため、80時間以内の上限を超えます。

「各月が100時間未満なら大丈夫」「6か月平均だけ80時間以内なら大丈夫」ではありません。短い2か月平均から順に、すべての期間を判定する必要があります。

休日労働の扱いを分けないと上限判定を誤る

36協定の上限管理で数える休日労働は、原則として法定休日に働いた時間です。所定休日の勤務時間をすべて休日労働として集計すると、上限管理や割増賃金の区分が実態と合わなくなることがあります。

一方、法定休日ではない土曜日の勤務でも、週40時間を超えた部分は法定時間外労働に入る場合があります。

勤怠システムでは、単に「休日出勤」という一つの申請区分だけで処理せず、次の区分が集計結果へどう反映されるか確認します。

• 法定休日労働
• 所定休日・法定外休日の勤務
• 週40時間超の時間外労働
• 振替休日を事前に成立させた勤務
• 事後に代休を付与した休日労働

振替休日と代休の違いは、振替休日と代休の実務で整理しています。

届出前から更新までの実務フロー

1. 法定時間外・休日労働が発生する業務を洗い出す

過去の勤怠データ、勤務シフト、休日出勤申請を確認し、どの事業場・業務・従業員区分で時間外労働が発生しているかを整理します。

自己申告された残業時間だけでなく、打刻、入退室記録、PCログなどとの大きな差がないかも確認します。記録上の残業を少なく見せて協定時間内に収めることはできません。

2. 事業場単位と対象業務を決める

本社、支店、店舗、工場、現場事務所などの労務管理の実態を確認し、締結・届出の単位を整理します。業務の種類と対象人数は、実態に合わせて具体的に記載します。

3. 過半数代表者を適正に選出する

36協定の締結当事者を選ぶことを明示し、投票・挙手・信任などで選出します。会社の指名になっていないか、管理監督者を選んでいないかを確認し、選出記録を残します。

4. 必要最小限の協定時間と運用手続を決める

過去実績をそのまま上限にするのではなく、業務改善や人員配置を検討したうえで時間を定めます。特別条項が必要なら、臨時的な事情、発動手続、回数、健康確保措置まで具体化します。

5. 時間外・休日労働を行わせる前に届け出る

36協定は、原則として所轄労働基準監督署へ届け出た後に効力が生じます。新規事業場の開設、協定期間の更新、内容変更の際に空白期間が生じないよう、提出スケジュールを管理します。

窓口・郵送のほか、e-Govによる電子申請も利用できます。提出後は受付記録や電子申請の控えを保存します。

6. 従業員へ周知し、毎月実績を確認する

協定内容を従業員が確認できる状態にし、日々・毎月の勤怠実績を協定時間と照合します。特別条項を使った場合は、協定で定めた手続と健康確保措置を実施し、記録します。

7. 有効期間が切れる前に見直す

協定の有効期間は1年間とすることが一般的です。前年の様式を日付だけ変えて提出するのではなく、対象業務、人数、時間、特別条項の使用実績、代表者選出を見直します。

勤怠システムで設定したい項目

勤怠システムに「36協定アラート」があっても、初期値が自社の協定と一致しているとは限りません。次の項目を確認します。

• 法定時間外労働と所定外労働の集計区分
• 法定休日と所定休日の区分
• 1日の協定時間
• 1か月の協定時間と原則上限
• 1年の協定時間と起算日
• 特別条項の発動回数
• 時間外労働＋法定休日労働の単月合計
• 2〜6か月の各平均
• 対象期間が3か月を超える1年単位の変形労働時間制の対象者
• 事業場、職種、雇用区分ごとの協定

法定時間外労働を1分単位で集計すべき場面で、日ごとに15分単位の切り捨てを行うと、上限管理の基礎となる時間も実態より少なくなります。勤怠の丸め処理と正しい設定も合わせて確認してください。

アラートは上限直前ではなく段階的に設定する

月45時間の直前で初めて通知しても、納期やシフトが確定していれば業務調整が間に合わないことがあります。

たとえば、月30時間、40時間、45時間など複数段階のアラートを設け、次のように役割を決めます。

通知しただけでは、残業時間は減りません。「誰が」「いつまでに」「何を変更するか」を運用ルールに含めます。アラート解除後も、勤務実績の修正や遅れて申請された休日労働によって判定が変わらないか確認してください。

毎月の締めで確認したい7項目

1. 1日と1か月の協定時間を超えていないか
2. 月45時間を超えた従業員と、年間の超過回数
3. 時間外労働の年間累計と年720時間までの残り
4. 時間外労働＋法定休日労働が単月100時間未満か
5. 2〜6か月の各平均が80時間以内か
6. 特別条項の発動手続と健康確保措置を実施したか
7. 協定の有効期間、年間起算日、次回更新日

給与計算の締めが終わった後だけ確認するのではなく、月途中で着地見込みを出します。翌月の休日出勤や繁忙予定も含めて、上限へ近づく前に調整することが重要です。

建設業・自動車運転者・医師などは特例を確認する

工作物の建設の事業、自動車運転の業務、医業に従事する医師などには、時間外労働の上限規制の適用が猶予されていましたが、2024年4月から上限規制が適用されています。ただし、一般則とは異なる特例があります。

建設業

建設業には原則として一般則が適用されます。ただし、災害時の復旧・復興事業については、時間外労働と休日労働の合計に対する単月100時間未満、2〜6か月平均80時間以内の規制が適用されない特例があります。

通常工事と災害復旧・復興事業の両方に従事する場合は、専用様式や時間の区分管理が関係します。「建設業だから一律に月100時間未満の規制がない」という扱いではありません。

自動車運転の業務

特別条項付き36協定を締結する場合、年間の時間外労働の上限は年960時間です。一般則の単月100時間未満、2〜6か月平均80時間以内、月45時間超は年6か月までという規制には特例があります。

ただし、改善基準告示による拘束時間・休息期間など、別の基準も管理する必要があります。

医業に従事する医師

医師には水準に応じた年間上限や追加的健康確保措置があり、一般の労働者とは様式・管理項目が異なります。医療機関のすべての従業員へ同じ特例が適用されるわけではないため、医師とその他の職種を分けて設定します。

このほか、鹿児島県・沖縄県の砂糖製造業、新技術・新商品等の研究開発業務にも特別な取扱いがあります。該当する可能性がある場合は、一般用の様式をそのまま使わず、厚生労働省の最新資料と所轄労働基準監督署で確認してください。

よくある運用ミス

本社の36協定だけで全店舗を管理している

各店舗が独立した事業場に当たる場合は、店舗ごとの締結・届出が必要になることがあります。届出一覧に所在地、代表者、有効期間を持たせます。

会社が労働者代表を指名している

工場長、店長、人事責任者など、労働基準法上の管理監督者を代表者にしていないか確認します。役職名だけでなく、権限・待遇・勤務実態も関係します。

月45時間だけをアラート対象にしている

年間累計、月45時間超の回数、時間外＋休日労働の単月合計、2〜6か月平均が抜けていると、別の上限を超える可能性があります。

所定外労働をそのまま36協定時間にしている

所定7時間の会社では、定時後から8時間までの法定内残業が含まれる場合があります。給与計算用の残業項目と、36協定上の法定時間外労働を分けます。

休日区分が勤怠システムと就業規則で違う

どの日が法定休日か不明確だと、時間外労働と休日労働の集計、割増率、複数月平均が連鎖的にずれます。

特別条項を通常の残業枠として使っている

臨時的な特別の事情、発動手続、健康確保措置を確認せず、毎年6か月まで自動的に45時間を超える運用は避けます。

更新日を過ぎてから提出している

前年の協定が切れてから新しい協定を届け出るまでの間は、36協定に基づく時間外・休日労働を行わせられない空白期間が生じます。更新日の1〜2か月前から準備します。

法律上の根拠を整理

このテーマに関係する主な規定は、次のとおりです。

• 労働基準法第32条：1日8時間・1週40時間の法定労働時間
• 労働基準法第35条：毎週少なくとも1回などの法定休日
• 労働基準法第36条：時間外・休日労働の労使協定、届出、上限
• 労働基準法第37条：時間外・休日・深夜労働の割増賃金
• 労働基準法第106条：労使協定などの周知
• 労働基準法施行規則第6条の2：過半数代表者の要件・選出方法

36協定の範囲内であっても、会社には労働契約法上の安全配慮義務があります。上限まで働かせることを前提にするのではなく、労働時間を必要最小限にし、長時間労働者の健康状態と業務負荷を確認することが必要です。

まとめ：提出書類ではなく、残業を管理する基準として使う

36協定の要点をまとめると、次のとおりです。

• 法定時間外労働・法定休日労働を行わせる前に締結・届出する
• 原則として事業場ごとに、適正に選出された労働者側と締結する
• 一般条項の限度は原則として月45時間・年360時間
• 特別条項は臨時的な特別の事情がある場合に限る
• 特別条項があっても年720時間、単月100時間未満、2〜6か月平均80時間以内、月45時間超は年6か月まで
• 年720時間は時間外労働のみ、単月・複数月上限は法定休日労働を合算する
• 届出と割増賃金の支払いは別々に必要
• 届出後は協定内容を周知し、日・月・年・複数月の実績を管理する
• 建設業、自動車運転者、医師などは業務別の特例と専用様式を確認する

まず、自社の36協定届、就業規則、勤怠システムを並べ、事業場、有効期間、年間起算日、休日区分、アラート値が一致しているか確認してみましょう。

協定書は整っていても、実際の打刻集計や特別条項の運用が追いついていないケースがあります。自社だけで点検が難しい場合は、所轄労働基準監督署や社会保険労務士などの専門家へ相談してください。