年次有給休暇が10日以上付与される労働者について、使用者は基準日から1年以内に5日を確実に取得させる必要があります。正社員だけでなく、条件を満たすパートタイム労働者やシフト制労働者も対象です。

「付与日数」ではなく「取得日数」を追う

義務の対象となる5日には、使用者による時季指定だけでなく、労働者が自ら請求して取得した日や、計画的付与により取得した日も含まれます。

そのため、対象者ごとに基準日と取得実績を管理し、残りの必要取得日数を把握できるようにする必要があります。年度単位の一律集計だけでは、入社日ごとに基準日が異なる会社で見落としが起きやすくなります。

実務チェック 一覧表には「基準日」「付与日数」「取得済み日数」「残り必要日数」「取得期限」を表示します。残日数だけでは年5日の義務を確認できません。

アラートは期限から逆算して設定する

取得期限の直前に未取得者が判明すると、現場のシフト調整が難しくなります。基準日から6か月経過時点、残り3か月、残り1か月など、複数の確認時点を設けると運用しやすくなります。

本人への通知だけでなく、上長やシフト作成者が対象者を把握できる仕組みも必要です。通知を出すだけで終わらず、取得予定日を確定するところまで担当を決めます。

管理時に確認する項目

  • 年10日以上付与される対象者か
  • 対象者ごとの基準日と管理期間
  • 労働者請求、計画的付与、時季指定による取得実績
  • 半日・時間単位取得の集計方法
  • 年次有給休暇管理簿への記録

斉一的取扱いや基準日の変更を行う場合は、管理期間が重なることで必要取得日数の扱いが複雑になることがあります。制度変更前に個別の付与履歴を確認してください。